Metode efektīvākai nedēļas plānošanai
Ik rītu es veltu 10 minūtes, lai uzlabotu produktivitāti visai dienai, izvirzītu nedēļas mērķi, tomēr dažkārt netieku ar visu galā. Kā zināms, nepabeigti uzdevumi pazemina produktivitāti un spēju koncentrēties. Tāpēc bija nepieciešams rast risinājumu šai situācijai. Izrādījās, ka es neapzināti jau pašā nedēļas sākumā izplānoju neveiksmi. Kā? Paļāvos tikai uz emocijām – domāju par to, ko vēlos izdarīt, aizmirstot par to, cik daudz laika man reāli ir pieejams.
Šajā rakstā vēlos pastāstīt par metodi, kura ļaus plānot nedēļas prioritātes daudz efektīvāk, apzinoties laiku, kas pieejams uzdevumu izpildei. Tā ir īpaši noderīga optimistiem, kuri mēdz plānot lielus darbus, taču rezultātā nespēj virzīties pretī mērķa sasniegšanai.
Kā parasti veicam plānošanu nedēļai vai dienai? Sarakstām visus uzdevumus, kas ir jāizdara, pēc tam sakārtojam tos atbilstoši prioritātēm un secīgi izpildām.
Metode ir laba, taču problēmu rada fakts, ka mēdzam būt pārāk optimistiski – domājam, ka mūsu nākotnes „es” būs vairāk laika nekā tagadnes „es”. Visu, ko nepaspējām izdarīt pagājušajā nedēļā, mēs apņemamies veikt šonedēļ. Pienāk jauna nedēļa, un mēs domājam tāpat kā iepriekšējā nedēļā – šoreiz viss būs citādāk. Laikam ejot, darāmo darbu apjoms un neizpildīto solījumu skaits pieaug, bet mēs turpinām uzņemties jaunus pienākumus.
Šī ir metode, kā es atdalu emocionālo „es gribu izdarīt” no reālistiskā „es varu izdarīt”.
- Papīra lapu sadali 7 kolonās, kur katra atbilst nedēļas dienai – pirmdiena, otrdiena, trešdiena utt.
- Definē un saraksti uz lapas aktivitātes, kuru laikā nevarēsi pildīt nedēļai plānotos uzdevumus. Piemēram, miegs, ēdienreizes, ģimene, draugi, atpūta, iknedēļas sanāksmes, fiziskās aktivitātes, ceļš uz darbu utt. Tie ir pienākumi, kuri jāpilda vai kurus esi apņēmies pildīt regulāri. Katru aktivitāti saraksti atbilstoši dienai.
- Prognozē nepieciešamo laiku obligātajām aktivitātēm. Pretī katrai aktivitātei pieraksti, cik daudz laika būs nepieciešams. Piemēram, 8 stundas miegam, 30 minūtes aizvest bērnus uz bērnudārzu, 1 stunda fiziskajām aktivitātēm, 2 stundas sanāksmei, 1 stunda ceļā uz darbu utt.
- „Bloķē” obligātajām aktivitātēm paredzēto laiku. Šajā laikā tu nevari darīt neko citu, kā vienīgi veltīt savu uzmanību obligātajām aktivitātēm. Tādēļ šis laiks tev „nav pieejams” – bloķē to!
- Plāno nedēļai paredzētos uzdevumus, ņemot vērā pieejamo laiku. Katrā kolonā, ko uzzīmēji 1. punktā, ieraksti galvenos uzdevumus, kurus vēlies paveikt atbilstošajā dienā, lai sasniegtu nedēļas mērķi.
- Prognozē uzdevumiem nepieciešamo laiku. Apdomā, cik daudz laika būs nepieciešams katram uzdevumam, un pieraksti to.
- Izrēķini, vai dienai paredzētajām aktivitātēm pietiek laika. Ļoti vienkārši! Tu zini, cik daudz laika ir „bloķēts” un nav pieejams. Izrēķini, cik stundas aizņems uzdevumi, kurus vēlies izdarīt, lai sasniegtu nedēļas mērķi. Rezultātā tev būs pieejams pārskats, kas palīdzēs saprast, vai plāns ir reāli izpildāms. Ja nav, tad veic korekcijas.
Domāju, ka šī metode tev būs noderīga un palīdzēs efektīvāk izplānot nedēļas uzdevumus vai aktivitātes.
Kā tu domā, vai metode ir efektīva? Vai zini citas metodes, kas var palīdzēt nedēļas plānošanā? Komentāros izsaki savu viedokli un dalies pieredzē!
Nav komentāru:
Ierakstīt komentāru